Taber det skrevne ord terræn?

Det at skrive hører til vores identitet som kommunikatører. Har vi ikke skrevet, har det været en dårlig dag på kontoret. Det skrevne er med til stabilisere virksomheder, så de kan forandre sig. Men det skrevne er kommet under pres. Den accelererende forandringshastighed afslører behovet for nye ledertyper og stiller nye krav til de skrevne medier – både de langsomme og hurtige.

De traditionelle skriveprocesser og publiceringer af fysiske udgivelser, som er med til at stabilisere en organisation forud for en forandring, er i modstrid med ideen om hurtige og flydende organisatoriske forandringer.

Sådan skrev kommunikationsforskeren Donald Anderson i sit kendte studie af forandringskommunikation i 2004. Kun fremtidig forskning kan afsløre, hvordan medarbejdere i virksomheder og organisationer kan håndtere disse spændinger mellem fysiske og digitale udgivelser og organisationsforandringer, pointerede han.

Det at skrive hører til vores identitet som kommunikatører. Har vi ikke skrevet, har det været en dårlig dag på kontoret. Men meget tyder på, at Donald Anderson allerede har fået ret i sin antagelse: Det skrevne ord er kommet under pres. Det skyldes den accelererende forandringshastighed i virksomhederne.

Bambi på glat is

Faste forestillinger og grundlæggende antagelser om markeder, kunder, finansieringsmuligheder, risiko og strategier kollapsede over night under finanskrisen, der senere blev til en økonomisk krise. Ledelser i alle typer virksomheder og organisationer må have følt sig som Bambi på den glatte is, da de opdagede, at der var sæbe på rattet og at hverken bremser eller speeder fungerede. Man skal selv have stået midt i krisen for at kunne fatte dybden af den momentane angst, der greb ellers stærke og handlekraftige ledere.

Ny type ledere

Den accelererende forandringshastighed, hvor mange hastige, ustyrlige, kaotiske forandringsprocesser, der foregår parallelt på mange niveauer i organisationen, kombineret med erkendelsen af kraften af det ustyrlige derude, afslørede behovet for nye ledertyper og stillede nye krav til de skrevne medier – både de langsomme og hurtige.

Taler mens det sker

Vi fik brug for ledere, der er stærke verbalt, og som er modige, troværdige og dygtige nok til at sætte ord og begreber på det der sker for øjnene af os, mens det sker. Og som er i stand til at favne usikkerheden uden at foregive at have svar på alt. Moderne ledere hvis fornemste opgave er at begribe, skabe mening og sætte ord på det, de ser vokse frem.

Og lederne fik brug for hurtige troværdige, digitale interne medier, som kan bakke dem op i nuet og give plausible bud på, hvad der vil ske i morgen, og langsommere analoge medier som efterfølgende kan levere de nødvendige analyser, refleksion og eftertænksomhed om den nye virkelighed, som materialiserer sig.

Kombinationen af den verbale lederkommunikation i nuet, og de hurtige og langsomme medier, er blevet nødvendig for kunne løfte den fortløbende dialog om retning, ressourcer og mening mellem ledere og medarbejdere i moderne videnvirksomheder.

Det skrevne ord tabte terræn

Jeg er helt sikker på, at der skete noget afgørende i løbet af finanskrisen i magtforholdet mellem det skrevne og det verbale, som er værd at forske i og reflektere over for os, som lever af at skrive, tale og forstå.

Den stakåndede forandringshastighed overflødiggør ikke det skrevne ord, men de skrevne medier er ved at få en anden rolle i virksomhedernes ledelseskommunikation, interne kommunikation og markedskommunikation.

Klassiker i nyt lys

I flere af de seriøse fagbøger om forandringskommunikation er jeg stødt på korte, næsten enslydende referater af Donald Andersons interessante forskning. I to centrale forskningsartikler, som har fået klassikerstatus, analyserer han det skrevnes betydning for forandring i organisationer, og jeg blev nysgerrig efter at læse, hvad han egentlig selv skrev. Tager man sig sammen og går til kilden, får man altid mere med hjem i krukken. Og undervejs kan man være heldig at få udfordret sine egne antagelser.

Det skrevne stabiliserer

Vi ved, at en periode med stabilitet altid går forud for en forandring og Donald Anderson hævder, med afsæt i sin analyse, at det er de skrevne tekster, der hjælper til at stabilisere en organisation, så den er i stand til at forandre sig. Gennem oversættelsen fra samtale til skrevne tekster konverteres individuelle erfaringer til offentlige og permanente billeder af organisationens virkelighed:

”It is this translation between past, present, and future discourses that allows organizational members to make the transformation from past to future organizational meanings, and by implication, to achieve organizational change (Anderson, 2005, 75).”

I den glimrende svenske bog Kommunikation i förändringsprocesser, fremhæver man, at Donald Anderson hører til den gruppe forskere, der mener, at det er kommunikation som former forandringer. Forandringsprocessers resultat er et resultat af forhandlinger om betydning og mening. Analyser af kommunikation og sprog på mikroniveau har dog tendens til kun at kunne se sproget og ikke den organisation og sammenhæng det opstår i, lyder kritikken. En organisation består ikke kun af sprog (Johansson og Heide, 37).

Men uanset at kritikken er berettiget, rummer Donald Andersons forskning indsigter, som er vigtige for praktikere, som lever af og med sproget.

Forskellige kulturelle betydninger

Tale og skriftlig kommunikation har to forskellige kulturelle betydninger for medarbejderne i en virksomhed, mener Donald Anderson:

”Talk (conversation), unless recorded, is usually fleeting and momentary. Writing, though adaptable and alterable, is usually fixed permanently on paper or in computer files (…) Talking about writing and writing down talk are significant practices in organizational life (Anderson, 2004, 141).”

Andersons forskning bygger på et studie af, hvilken rolle og funktion det skrevne havde i en organisationsforandringsproces i en amerikansk High Tech virksomhed, hvor han fulgte en gruppe medarbejdere, der prøvede at forudsige efterspørgslen efter virksomhedens produkter.

Tale får status på papir

Casen fra 2004, der stadig forekommer frisk og værd at læse, kortlægger hvordan gruppens medlemmer gennem verbale diskussioner, skrivearbejde og senere nye fortolkninger og diskussioner af det skrevne, finder frem til styrker og svagheder, som gør dem i stand til at formulere, hvad der bør ændres, og hvordan det, der før bare var samtale eller snak, får status og bliver taget seriøst, fordi det bliver skrevet ned:

”We can analyze what organizational members saw as facts worthy of documentation or preservation from the team meetings and conversations. What they saw as relevant weaknesses became the sphere of change(…)In the translation from conversation to written text, individual experiences are converted into public and permanent representations of organizational reality (Anderson,2004, 150/142).”

Anderson uddyber det skrevnes betydning:

”Written texts are capable of being transported to other times and places, enabling organizations to retain meanings beyond the immediate setting. Written texts (policies, memos, meeting minutes) are genres through which organizational action is played out and that provide the possibility for future action to be interpreted as the action of someone performing an organizational role (Anderson, 2004, 145).”

Og jo mere offentlig og udbredt en tekst bliver, jo større betydning får den for de øvrige medarbejdere i virksomheden.

Hvilke forandringer vinder?

Anderson fremhæver, at da der altid er mange samtidige forandringer i gang i en virksomhed, kan man ikke garantere, at tekster, der bliver formuleret i enighed, faktisk også munder ud i en forandring. Her slår sprogforskeren Anderson op i banen, og giver ikke noget bud på, hvorfor nogle forandringer bliver fremmet og andre undertrykt. Det skyldes naturligvis, at organisationer er politiske enheder, hvor der finder en konstant kamp sted mellem koalitioner i virksomheden om mening, retning og ressourcer. I virksomheder er det ikke altid det bedste argument, der vinder.

Kilder

Anderson, D. L. (2004). The Textualizing Functions of Writing for Organizational Change. Journal of Business and Technical Communication, 18, 141- 164.

Anderson, D. L. (2005). “What you’ll say is?…?”: represented voice in organizational change discourse. Journal of Organizational Change Management, vol 18(1), 63-77.

Johansson, C., Heide, M. (2008). Kommunikation i förändringsprocesser. Liber.

 

Om John Jørgensen

John Jørgensen er tidligere erhvervsreporter på Jyllands-Posten, informationschef i Tele Danmark Mobil, og har senest arbejdet 11 år som kommunikationschef i COWI. Han er også Master i Corporate Communication fra Handelshøjskolen/Århus Universitet. John Jørgensen er fast underviser på Update, Center for journalistisk kompetenceudvikling, hvor han underviser i Corporate Journalism (de journalistiske metoder anvendt internt i virksomheder).
Dette indlæg blev udgivet i forandringskommunikation, intern kommunikation og tagget , , . Bogmærk permalinket.