Rumforskning hører til kommunikationsfaget

Brugbare kommunikationsværktøjer: Det kan godt være, at størrelse ikke betyder noget, men det gør afstand. Er du aldrig stødt på 30 meter grænsen? Antallet af kontakter mellem kolleger falder dramatisk, hvis man sidder 30 meter fra hinanden. Den viden har betydning for den måde, vi samarbejder, kommunikerer og indretter os på. Rumforskning er blevet en ny disciplin inden for corporate communication.

Prøv at rette ryggen og se hen over computerlandskabet på din kollega længst væk i lokalet. Ham har du sandsynligvis ikke talt med i denne uge.

Vi ved intuitivt, at den fysiske afstand mellem mennesker på arbejdspladsen betyder noget for den måde vi samarbejder, skaber relationer, kommunikerer og deler viden. Men at der sker noget dramatisk ved de 30 meter, kommer sikkert bag på de fleste.

Afstanden er mental

Den amerikanske professor Thomas Allen forskede i 70erne i, hvordan man delte viden i en række it-virksomheder. Hans forsøg og observationer afslørede, at der opstod et meget stærkt fald i antallet af kontakter mellem kolleger, der sad omkring 30 meter fra hinanden (Waldstrøm, 174).  Fra 30 meter og længere betød den yderligere afstand ikke så meget.

Etageadskillelse viste sig at være en endnu større barriere for relationer, og det betød ikke noget, om der var elevatorer mellem etagerne eller ej. Det var den mentale afstand, der var væsentlig. Ude af øje betyder faktisk, at vi er ude af sind. Forbløffelsen over denne opdagelse lyser ud af Thomas Allens 35 år gamle tekst:

”One would expect probability of communication to decrease with distance. One might even expect it to decay at a more linear rate. It is the actual rate of decay that is surprising. Probability of weekly communication reaches a low asymptotic level within the first twenty-five or thirty meters. It is this extraordinary rate of decay more than the general shape of the curve that is so startling. For weekly contact, it is only within the first thirty meters that separation has any real effect on the probability of communication (Allen, 236).”

Jeg ved godt, at det er at strække begrebet, at kalde opdagelsen af 30 meter grænsen for et værktøj, men jeg tillader mig alligevel at inkludere den under brugbare værktøjer, fordi tænkningen kan få betydning for meget af det vi gør, eller undlader at gøre, som kommunikatører.

Mistede overblik og kendskab

Jeg kendte desværre ikke Allens forskning, da jeg arbejdede i en virksomhed der på få år voksede fra få håndfulde til ca. 1400 medarbejdere.  Jeg kan huske utrygheden, da jeg undervejs mistede både fornemmelsen af at kende kollegerne og overblikket over virksomheden.

Først flere år efter erkendte jeg til fulde, at der skete noget kommunikativt uopretteligt, da virksomheden rykkede hurtigt fra 200 til 4-500 medarbejdere. Konsekvensen af vokseværket var, at vi blev nødt til at skyde kommunikationskanaler ind mellem ledelse, chefer og medarbejdere i stedet for at kunne arbejde ansigt til ansigt. Havde jeg kendt Allens forskning, kunne jeg måske have forberedt mig bedre på behovet for nye kommunikationskanaler og mødeformer og ikke mindst behovet for en anderledes fysisk indretning af virksomheden.

Rumforskning som ny disciplin

Forskningen i betydningen af den fysiske afstand har fået konsekvenser for både indretning af lokaler (storrum) og placering af medarbejdere og chefer. Rumforskning, som en af mine designkolleger døbte det, er blevet en ny disciplin inden for corporate communication.

Kommunikationsfolk og designere får dermed nye samarbejdsflader til arkitekter (som har deres helt egen æstetik og faglighed), indkøbere og driftsfolk (som gerne vil købe billigt ind, som foretrækker faste leverandører og som går meget op i om den nye indretning er for ”kreativ” og spraglet til at kunne gøres rent), og HR (som er vigtige allierede, når medarbejdere skal involveres i forandringsprocesser, og når sendrægtige ledelser skal overbevises).

Tilfældige møder

Rumforskning kan gå ud på at skabe flere små rum, hjørner og kroge for tilfældige møder; omdanne møderum, så de kan rumme og facilitere de mange nye mødeformer, der er nødvendige i videnvirksomheder; balancere storrum med stillerum; gøre det lettere for medarbejdere at flytte rundt efter projekterne; gøre de faste arbejdspladser mere indbydende; og udnytte kantinen (og andre døde rum) uden for spisetiderne. Det handler med andre ord om at understøtte videndeling, relationsskabelse, kommunikation – samtidig med, at man gør virksomheden til et bedre sted at være.

Ny fokus for indretning

Netværksspecialisten Christian Waldstrøm fremhæver betydningen af de fysiske rammer i sin bog om netværk:

”Hvordan man bedst indretter de fysiske rammer for at understøtte de nødvendige samarbejdsnetværk, er blevet et helt aktuelt og presserende problem for mange virksomheder(…)der i disse år er i gang med en forandring væk fra den traditionelle produktfokus og imod en kundefokus, der kræver en langt mere fleksibel og kompleks samarbejdsform (Waldstrøm, 176).”

Sæt de nye midt i trafikken

Hvorfor ikke placere de nye medarbejdere tæt ved knudepunkterne i virksomheden, hvor folk mødes, så de hurtigt får muligheden for at møde folk fra forskellige dele af virksomheden, foreslår Christian Waldstrøm.

Thomas Allen argumenterede selv tørt for, hvorfor man ikke skal give chefen det bedste hjørnekontor:

“One thing is certain: if the head of the organization wants to keep in close touch with what is going on in his organization, he must resist the temptation to locate his office in the corner with the best view. The center of the building is the place for him (Allen, 242).”

Behov for fysisk kontakt

Christian Waldstrøm fremhæver, at man begår en klassisk fejl, hvis man tror, der ikke er behov for fysisk kontakt, fordi der er så mange muligheder for at kommunikere over nettet, og fordi folk bedre kan lede deres egne arbejdsgange og derfor ikke behøver at være under overvågning af chefen og i direkte kontakt med kolleger:

”Tværtimod er der noget, der tyder på, at netop den meget fleksible og selvledende tilgang til mange typer arbejde, hvor den enkelte i stort omfang er ansvarlig for selv at definere den bedste løsning på problemer, kræver mulighed for at komme i kontakt med flere kolleger for at kunne trække på deres kompetencer og viden (Waldstrøm, 175).”

Hvem er vigtigere end hvordan

Af en videnskabelig undersøgelse om videndeling, der blandt omfattede en videnvirksomhed, hvor jeg engang arbejdede, fremgik det, at niveauet for videndeling generelt var højt, men det var tydeligt, at man var bedst til at dele viden med kolleger, der sad tæt på og som var en del af det pågældende faglige nærmiljø. Det vigtigste var at kunne finde hurtigt frem til den kollega, der kunne bringe en videre med ens projekt. Her var ”know who” vigtigere end ”know how”.

 

Kilder

Allen, T. J. (1977). Managing the Flow of Technology. The MIT Press.

Waldstrøm, C. (2007). Ledelse af netværk. Virksomhedens skjulte ressource. Børsens Forlag.

 

 

 

 

Om John Jørgensen

John Jørgensen er tidligere erhvervsreporter på Jyllands-Posten, informationschef i Tele Danmark Mobil, og har senest arbejdet 11 år som kommunikationschef i COWI. Han er også Master i Corporate Communication fra Handelshøjskolen/Århus Universitet. John Jørgensen er fast underviser på Update, Center for journalistisk kompetenceudvikling, hvor han underviser i Corporate Journalism (de journalistiske metoder anvendt internt i virksomheder).
Dette indlæg blev udgivet i brugbare værktøjer, corporate communication, intern kommunikation, relationer, rumforskning, selvorganisering og tagget , , , , . Bogmærk permalinket.