Kom i synk med forretningsmiljøet

De fleste kommunikationsfolk kan sikkert blive enige om, at deres opgave er at informere og skabe relationer. To hollandske teoretikere mener, at man skal koble yderligere et par opgaver på, for at virksomheden kommunikativt kan komme i synk med forretningsmiljøet. Man kan bruge deres metode til at reflektere over, om man som virksomhed prioriterer sine ressourcer rigtigt, og om kommunikationsafdelingen har de rette kompetencer.

Forudsætningen for at en virksomhed kan overleve, er, at den kontinuerligt reflekterer om sin omverden, sit miljø – sin ”biotop”, mener Woerkum og Aarts.  Det gør den ved at ved at opdage, informere, skabe relationer og ved at forhandle:

1)”Exploring”, dvs. at opdage eller udforske: 

Virksomheder stiller spørgsmål og søger svar for at kunne håndtere de usikkerheder, som er stærkest (dvs. mest usikre), eller vigtigst (dvs. mest relevant for at kunne tage beslutninger).  Den praktiske proces bør følge disse trin: Nemlig systematisk at identificere ’de relevante andre’; formulere nøglespørgsmål; samle svar; sammensætte et fælles, konsolideret billede; og endelig at fortolke og evaluere det man finder. Indsamling og processering af information er vigtigere for virksomheden end selve den efterfølgende strategiske beslutningsproces.

2)”Informing”, at informere:

Kommunikationsfolk fokuserer stadig mest på ”informing”, dvs. traditionel envejskommunikation fra en aktiv afsender til en passiv modtager. Målet må i stedet være, at balancere forventninger ved klart at fortælle, hvad virksomheden gør og hvad den ønsker at gøre.

3)”Relating to others”- relationsskabelse:

At skabe relationer er basalt set at opbygge netværk, og udviklingen af aktive netværk er en forudsætning for at en virksomhed kan blomstre. Man må kunne forstå andres sprog, den måde andre ’framer’ emner og deres verbale kultur. En virksomheds faktiske værdi ligger i værdien af dens netværk. Tænker man i netværk bliver målgrupper til stakeholdere, som man må opbygge relationer til: Dialogen bliver ”the brand”.

Udvikling af relationer indebærer dels, at andres adfærd bliver mere forudsigelig på grund af de jævnlige, tætte kontakter, dels at man udvikler tillid. Resultatet er, at man undgår, at modparten handler opportunistisk. Tillid er forudsætningen for, at man kan organisere sociale fælleskaber effektivt, og dermed reducere transaktionsomkostninger markant.

Den praktiske konsekvens af relationsskabelsen og netværkstanken er, at virksomheder bør lokalisere de grupper, de vil relatere til, gøre sig selv kendt, investere i regulære kontakter, reagere på andres forventninger og ønsker, understøtte processen gennem praktisk kommunikation og evaluere relationerne jævnligt. I sin natur er processen et delt ansvar, hvori alle i virksomheden har en rolle.

4)”Negotiating” – at forhandle:

Gennem forhandling kan man overkomme forskelle og indgå aftaler, der er acceptable for alle. Forhandling er en hverdagsforeteelse, og forhandling handler om meningsskabelse for den enkelte og for virksomheden.  Bevidstheden om forhandlingsaspektet i konversationer er første trin til at gøre kontakter mere effektive. Der er to former for forhandling nemlig ’distributive’, hvor det handler om at fordele den kage, der er til rådighed, og ’integrative’, hvor det handler om at blive enige om hvilken kage, der skal bages. I praksis betyder det i begge tilfælde, at forhandling drejer sig om at balancere forskellige interesser, så alle parter får noget ud af det. I lighed med at opdage, informere og opbygge relationer er forhandling ikke kun en opgave for specialister, alle grupper i en virksomhed forhandler med virksomhedens interessenter. Forhandling bør derfor være en del af den professionelle kommunikationskompetence.

Kilde

Woerkum, C. V., Aarts, N. (2008). Staying connected. The Communication between organizations and their environment. Corporate Communications: An International Journal, vol. 13, no 2, 2008, 197-211.

Udgivet søndag den 6. november 2011

 

Om John Jørgensen

John Jørgensen er tidligere erhvervsreporter på Jyllands-Posten, informationschef i Tele Danmark Mobil, og har senest arbejdet 11 år som kommunikationschef i COWI. Han er også Master i Corporate Communication fra Handelshøjskolen/Århus Universitet. John Jørgensen er fast underviser på Update, Center for journalistisk kompetenceudvikling, hvor han underviser i Corporate Journalism (de journalistiske metoder anvendt internt i virksomheder).
Dette indlæg blev udgivet i forretning, kommunikationsplatform, relationer, strategi og tagget , , . Bogmærk permalinket.