25 spørgsmål før en forandring

Brugbare kommunikationsværktøjer: Det kan være en ensom proces at have ansvaret for en forandring. Et dialogskema kan måske hjælpe dig i gang. Værdien ligger i dialogen og de refleksioner, som samtalen fremkalder.

Det kan være meget ensomt at sidde med ansvaret for en forandringsproces uanset hvilken type, der er tale om. Hvor starter man, hvor slutter man? Hvornår er der tale om en forandring? Og hvor kan man få hjælp?

Jeg kender naturligvis de forsimplede modeller fra lærebøgerne, hvor man ved at følge opskriftens 8-10 trin opnår en succesfuld forandring. Denne tilgang overlever ikke mødet med den virkelige verden.

Nødvendige svar

Da tilstrækkeligt mange kolleger og projektledere havde luftet deres frustration over at famle i blinde, tog jeg mig sammen og skrev en liste over spørgsmål, jeg selv havde brug for at få svar på forud for en forandringsproces. Store og små spørgsmål imellem hinanden. Jeg fik inspiration til spørgsmålene fra den omfattende forskningslitteratur inden for forandring om teorier, processer og kommunikation.

Listen blev gennem samtaler med kolleger formet til et dialogskema. Det er ikke videnskab, men det virker. For nogen. Find en kollega, som du er tryg ved, og lad hende stille spørgsmålene, mens du svarer og skriver dine refleksioner ned. Eller hvis det ikke kan være anderledes: Tag en stille dialog med dig selv.

Værdien ligger i dialogen

En rutineret projektleder testede skemaet på et stort, eksternt forandringsprojekt, og hun vurderede, at man første gang bør afsætte halvanden time til dialogen. En uøvet projektleder inden for forandring har brug for endnu mere tid. Værdien ligger i dialogen og de refleksioner, som samtalen fremkalder.

Dialogskemaet kan med held anvendes sammen med den stakeholder-analyse og den kommunikationsplan, der også bør indgå i en (planlagt) forandringsproces.

Du kan gøre skemaet til dit ved at slette og tilføje nye spørgsmål i takt med de erfaringer, du gør.

Dialogskemaforandringtilblog1dec2012

En ramme på 10 spørgsmål

Synes du, at 25 spørgsmål er for mange, tilbyder den kritiske engelske teoretiker, Mark Hughes, en ramme på ti spørgsmål, som kan bruges før, under og efter en forandringsproces i en organisation.

”The Change classifications framework” (Hughes, 24-34) stiller ti spørgsmål, som man kan svare på for at kvalificere en kommende forandringsproces:

  1. What is specifically changing?
  2. Why is the change taking place?
  3. Who made the decision to change?
  4. What has been the recent organisational history of change?
  5. How is this change being communicated?
  6. What is the scale and scope of this change?
  7. What are the temporal aspects of this change?
  8. Who is managing this change and how is it being managed?
  9. What would be a successful outcome of this change?
  10. Who can influence the success/failure of this change?

    Elegant værktøj med flere muligheder

Det elegante i spørgerammen er, at den nemt kan ændres, så den også kan bruges til refleksion efter en forandringsproces og som et hjælpeværktøj til at lede (manage) et forandringsprojekt.

Påtager man sig ansvaret for en forandring, er det nødvendigt at være specifik og detaljeret i sit forarbejde, hvis man skal undgå at kalkere andres generelle erfaringer, mener Hughes: 

”There remains a need to be specific about different changes that take place in different organisations. Otherwise, there is a real danger of mimicking the generalized prescriptions and descriptions of change evident in practical change literature (Hughes, 24).”

Arbejder man professionelt med at forandre andre mennesker, er Mark Hughes en klog og kritisk ledsager.

Denne tekst er opdateret den 17. oktober 2015.

Kilde

Hughes, Mark (2007). Change Management. A critical perspective. CIPD.

Kilder til dialogskema

Clutterbuck, D. & Hirst, S. (2003). Talking business, Making communication work. Butterwoth/Heinemann.

Elving, W.J.L. (2005). The role of communication in organisational change. Corporate Communications 10, 129-138.

Johansson, C & Heide, M. (2008). Kommunikation i förändringsprocesser. Liber.

Szulanski, G. (2003). Sticky knowledge, barriers to knowing in the firm. Sage.

Szulanski, G & Winther, S. (2002). Getting it Right the second Time. Havard Business Review, January 2002, 62-69.

Vuuren, H.A.M. van & Elving, W. J. L. (2008). Communication, sense making and change as a chord of three stands: Practical implications and a research agenda for communicating organizational change. Corporate Communications: 13 (3), 349-359.

Quinn, R & Dutton, J (2005). Coordination as Energy-in-Conversation: A Process Theory of Organizing. Academy of Management Review, 30, 38-57.

Weick, K. E. & Quinn, R. E. (1999). Organizational Change and Development. Academy of Management Review, 50, 361-386.

Weick, K. E., Sutcliffe, K. M. & Obstfeld, D. (2005). Organizing and the Process of Sense making. Organization Science, 16, 409-421.

 

Om John Jørgensen

John Jørgensen er tidligere erhvervsreporter på Jyllands-Posten, informationschef i Tele Danmark Mobil, og har senest arbejdet 11 år som kommunikationschef i COWI. Han er også Master i Corporate Communication fra Handelshøjskolen/Århus Universitet. John Jørgensen er fast underviser på Update, Center for journalistisk kompetenceudvikling, hvor han underviser i Corporate Journalism (de journalistiske metoder anvendt internt i virksomheder).
Dette indlæg blev udgivet i brugbare værktøjer, forandringskommunikation, intern kommunikation, kommunikationsplanlægning og tagget , , , . Bogmærk permalinket.